Rozproszone dane i przepisywanie
Produkty są w jednym Excelu, rabaty w drugim, dane klienta w CRM, a treść oferty w Wordzie. Kopiowanie między plikami wydłuża pracę i tworzy kolejne miejsca na błąd.
01 / Usługa
Dedykowany system ofertowania dla firm z wielowariantową sprzedażą
Produkty, warianty, akcesoria, rabaty, finansowanie, dane klientów i gotowa oferta PDF w jednym uporządkowanym procesie.
Dedykowany system ofertowania porządkuje reguły sprzedaży w jednym narzędziu. Konfigurator ofert prowadzi użytkownika przez właściwe opcje, automatycznie liczy ceny i pozwala wygenerować spójny dokument. Zamiast pilnować arkuszy, wersji szablonów oraz wyjątków zapisanych w mailach, zespół pracuje według procesu dopasowanego do firmy.
02 / Problem
Pomyłki w cenach i marży
Nieaktualny cennik, ręczna formuła albo źle wybrany wariant może zmienić cenę końcową. Bez wspólnych reguł trudno kontrolować rabaty, koszt i rentowność sprzedaży.
Wersje bez historii
Dokumenty krążą jako załączniki z nazwami „final”, „final2” i „poprawiona”. Nie wiadomo, kto zmienił warunki, która wersja trafiła do klienta i co zostało zatwierdzone.
CRM i ERP bez wspólnego przepływu
Dane klienta, produkty i status sprzedaży pozostają w oddzielnych systemach. Handlowiec ponownie wprowadza te same informacje, a firma nie ma jednego obrazu procesu ofertowego.
03 / Porównanie
Od ręcznych plików do kontrolowanego procesu
Przed wdrożeniem
- Kilka programów i plików
- ręczne obliczenia
- kopiowanie danych
- różne formaty ofert
- nieaktualne cenniki
- trudne zatwierdzanie rabatów.
Po wdrożeniu
- Jeden uporządkowany proces
- automatyczne obliczenia
- aktualne produkty i ceny
- role i uprawnienia
- historia ofert
- gotowy dokument PDF lub Word.
04 / Przykładowy proces
Wybór klienta
Handlowiec wybiera istniejącego klienta albo dodaje nową firmę do bazy.
Dane firmy po NIP
Dane rejestrowe mogą zostać pobrane z GUS, aby ograniczyć ręczne przepisywanie.
Produkt lub usługa
Użytkownik rozpoczyna konfigurację rozwiązania właściwego dla konkretnego zapytania.
Warianty i akcesoria
Wybiera pakiety, parametry oraz kompatybilne wyposażenie dodatkowe.
Ceny i rabaty
Ustawia warunki handlowe w granicach przyznanych mu uprawnień.
Automatyczne obliczenia
System liczy netto, brutto, marżę, rentowność lub wariant finansowania.
Zatwierdzenie
Jeśli warunki przekraczają ustalony próg, oferta trafia do odpowiedniej osoby.
Wygenerowanie dokumentu
Po akceptacji powstaje spójny dokument PDF lub, jeśli jest potrzebny, Word.
Zapis historii
System zapisuje wersję, autora i status, a dane mogą przejść do dalszego procesu.
05 / Moduły systemu
Produkty, warianty i usługi
Katalog może odwzorować produkty konfigurowalne, warianty techniczne, usługi wdrożeniowe i zależności między nimi. Konfigurator produktów pokazuje handlowcowi tylko poprawne połączenia.
Pakiety, akcesoria i pozycje własne
System może obsługiwać pakiety, wyposażenie dodatkowe oraz własne pozycje dodatnie i ujemne, na przykład transport, montaż, korektę lub niestandardowy element wyceny.
Ceny indywidualne i rabaty
Reguły cenowe mogą uwzględniać cennik bazowy, warunki klienta, progi rabatowe i akceptację wyjątku przez przełożonego. Zakres kontroli ustalamy podczas analizy.
Netto, brutto, marża i rentowność
System wycen dla handlowców może automatycznie liczyć wartości netto i brutto, koszt, marżę oraz rentowność. Wrażliwe dane pozostają widoczne tylko dla odpowiednich ról.
Finansowanie i raty
Jeżeli proces tego wymaga, uwzględniamy warianty finansowania, wpłatę własną, harmonogram lub ratę. Formuły wynikają z rzeczywistych zasad firmy i partnerów finansowych.
Klienci i dane GUS po NIP
Baza klientów przechowuje dane potrzebne do oferty, a pobieranie informacji z GUS po NIP ogranicza przepisywanie nazw, adresów i danych rejestrowych.
Historia ofert i dokumentów
Każda wersja może mieć autora, status, datę oraz historię zmian. Zespół wie, co wysłano klientowi, kto zatwierdził warunki i na jakim etapie jest oferta.
Generator ofert PDF i Word
Gotowa oferta może powstać na podstawie zatwierdzonego szablonu marki, z wybranymi sekcjami, tabelami, opisami i warunkami. Format Word wdrażamy, gdy wymaga go dalsza edycja procesu.
Role, uprawnienia i administracja
Handlowiec, kierownik i administrator mogą mieć różne uprawnienia do cen, marży, zatwierdzania oraz konfiguracji katalogu. Panel administracyjny pozwala zarządzać danymi bez zmian w kodzie.
Import CSV/XLSX i przypomnienia
Istniejące produkty i ceny można migrować z CSV lub XLSX po sprawdzeniu jakości danych. Opcjonalne przypomnienia mailowe wspierają follow-up i terminy ważności ofert.
06 / Integracje
CRM i HubSpot
Możliwe jest pobieranie klientów i szans sprzedaży albo zapis statusu oferty, jeśli zakres API, licencja i model danych na to pozwalają.
ERP i Subiekt Nexo
Integracja CRM i ERP może obejmować produkty, ceny, kontrahentów lub dokumenty. Każdorazowo analizujemy dostępny interfejs i odpowiedzialność systemów za dane.
API, poczta i przypomnienia
Zewnętrzne API może dostarczać dane branżowe, a poczta obsługiwać wysyłkę oraz przypomnienia. Dobieramy rozwiązanie z uwzględnieniem bezpieczeństwa i limitów.
Import i eksport
Gdy pełna integracja nie jest uzasadniona, kontrolowany import lub eksport CSV/XLSX może być prostszym i bezpieczniejszym etapem przejściowym.
07 / Dla kogo
- producenci i dystrybutorzy
- urządzenia medyczne i wyposażenie techniczne
- maszyny przemysłowe
- instalacje, HVAC i fotowoltaika
- firmy budowlane i wykonawcze
- hurtownie B2B
- działy handlowe liczące kilka lub kilkanaście osób
- sprzedaż produktów z wieloma wariantami
Kiedy nie rekomendujemy budowy
Dedykowany system zwykle nie ma ekonomicznego sensu przy bardzo prostym cenniku, kilku powtarzalnych pozycjach i sporadycznie przygotowywanych ofertach. W takim przypadku lepszy może być gotowy program abonamentowy albo uporządkowany szablon.
08 / Model interfejsu
Przykładowa wizualizacja procesu
- 1Klient
- 2Konfiguracja
- 3Wycena
- 4Akceptacja
- 5Dokument
Wariant produktuWybierz konfigurację
PodsumowanieReguły i wartości zostaną obliczone automatycznie
Przykładowy model procesu — finalny system projektujemy pod zasady sprzedaży konkretnej firmy
09 / Realizacja projektu
Etap
→ Poznanie aktualnego procesu
Przechodzimy przez realną ofertę razem z osobami, które ją przygotowują i zatwierdzają. Identyfikujemy źródła danych, wyjątki oraz miejsca, w których dziś powstają błędy.
Etap
→ Mapa ról, danych i reguł
Opisujemy użytkowników, statusy, sposób liczenia cen, rabatów i marży, wymagane dokumenty oraz odpowiedzialność za decyzje.
Etap
→ Zakres pierwszej wersji
Wybieramy proces, który daje największą wartość i może zostać bezpiecznie uruchomiony jako pierwsza wersja. Funkcje odkładane na później pozostają w planie rozwoju.
Etap
→ UX/UI i prototyp
Projektujemy kolejne kroki konfiguratora, stany błędów i widoki dla ról. Prototyp pozwala sprawdzić logikę przed rozpoczęciem pełnego developmentu.
Etap
→ Development i integracje
Budujemy frontend, backend, bazę danych, generator dokumentów i uzgodnione połączenia z systemami firmy. Integracje wdrażamy po analizie API oraz ograniczeń dostawcy.
Etap
→ QA, wdrożenie i rozwój
Testujemy reguły, uprawnienia, dokumenty i przypadki brzegowe. Po wdrożeniu ustalamy monitoring, kopie zapasowe, obsługę błędów oraz kolejne iteracje.
10 / Budżet
Budżet wdrożenia
Typowe wdrożenia zaczynają się od 30 000 zł netto.
Pilot jednego procesu
Około 25–40 tys. zł netto za dobrze określony pierwszy zakres, który pozwala zespołowi przejść przez pełny proces i zweryfikować założenia.
System z modułami i integracjami
Zwykle 45–100 tys. zł netto, zależnie od logiki konfiguratora, źródeł danych, dokumentów i połączeń z innymi systemami.
Finalny budżet zależy od liczby ról, reguł wyceny, wariantów dokumentów oraz integracji. Po analizie proponujemy zakres pierwszej wersji i oddzielamy elementy konieczne od możliwych etapów rozwoju.
11 / FAQ
Ile kosztuje system ofertowania?
Typowe wdrożenia zaczynają się od 30 000 zł netto. Pilot obejmujący jeden dobrze określony proces zwykle mieści się w przedziale 25–40 tys. zł netto, a system z większą liczbą modułów i integracjami najczęściej kosztuje 45–100 tys. zł netto. Dokładną wycenę przygotowujemy po poznaniu ról, reguł cenowych, dokumentów i źródeł danych.
Ile trwa wdrożenie?
Pierwszą użyteczną wersję prostszego procesu można zwykle zaprojektować i zbudować w kilka miesięcy. Termin zależy od dostępności danych, liczby decyzji biznesowych, złożoności konfiguratora i integracji. Przed startem dzielimy pracę na etapy i wskazujemy, co musi wydarzyć się po stronie Luminy oraz klienta.
Czy system może działać z naszym CRM lub ERP?
Tak, jeżeli CRM lub ERP udostępnia odpowiednie API albo bezpieczny mechanizm wymiany danych. Możemy analizować między innymi HubSpot, Subiekt Nexo i systemy branżowe, ale nie obiecujemy integracji przed sprawdzeniem dokumentacji, licencji, limitów oraz jakości dostępnych danych.
Czy można zaimportować obecne produkty i ceny z Excela?
Najczęściej tak. Import CSV/XLSX wymaga jednak uporządkowania kolumn, identyfikatorów, wariantów i duplikatów. Najpierw sprawdzamy próbkę danych, ustalamy reguły migracji i walidujemy wynik, aby system nie odziedziczył błędów z dotychczasowych arkuszy.
Czy system może generować PDF i Word?
Tak. Generator ofert PDF może składać dokument z danych klienta, produktów, cen, opisów i warunków według uzgodnionego szablonu. Pliki Word są możliwe, gdy firma potrzebuje dalszej edycji, ale zakres i ograniczenia formatu ustalamy przed wdrożeniem.
Czy da się wdrażać system etapami?
Tak i często jest to najbezpieczniejsze podejście. Możemy zacząć od jednego zespołu, grupy produktów albo procesu przygotowania i zatwierdzania oferty, a następnie dodać kolejne moduły, dokumenty i integracje na podstawie danych z realnego użycia.
Czy użytkownicy mogą mieć różne role i uprawnienia?
Tak. System może rozdzielać dostęp handlowca, kierownika, administratora i innych ról. Uprawnienia mogą dotyczyć między innymi marży, rabatów, edycji katalogu, zatwierdzania, eksportu dokumentów oraz wglądu w oferty innych osób.
Czym dedykowany system różni się od gotowego programu abonamentowego?
Gotowy program jest szybszy na start i opłacalny, gdy firma może dopasować proces do dostępnych funkcji. Dedykowany system ofertowania ma sens wtedy, gdy przewagę tworzą własne reguły konfiguracji, wyceny, akceptacji lub integracji. Nie rekomendujemy budowy dedykowanego narzędzia, jeśli standardowy produkt dobrze rozwiązuje problem.
12 / Krótki brief
Opowiedz nam, jak dziś powstaje oferta
Nie potrzebujesz gotowej specyfikacji. Wystarczy opis obecnego procesu, używanych narzędzi, wielkości zespołu i miejsca, w którym tracicie najwięcej czasu.
13 / Następny krok